За работу без онлайн-кассы предпринимателя могут серьёзно наказать. Только за первое нарушение штраф составит 25–50% от непробитой суммы. Если ИП взял за ремонт квартиры 300 000 ₽, а чек не выбил, с него могут взыскать в пользу государства 150 000 ₽. В статье объясним, на что обратить внимание, чтобы понять, какую онлайн-кассу выбрать, и не переплатить за лишние функции.

Принцип работы онлайн-кассы

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, в который вставляют фискальный накопитель (ФН). ФН — электронный чип, он запоминает данные о платёжных операциях, шифрует с помощью специальных алгоритмов и передаёт их оператору фискальных данных (ОФД).

ОФД проверяет данные и отправляет чеки в налоговую. Для предпринимателя эта услуга стоит в среднем 3 000 ₽ в год. ИП может заключить договор на передачу данных с любым ОФД, который зарегистрирован в налоговой. Список действующих операторов можно скачать на официальном сайте налоговой.

Выбор фискального накопителя

Фискальный накопитель выбирайте с учётом сроков его действия и информации, которую нужно печатать на чеке.

Срок действия. Фискальные накопители бывают двух видов: на 15 и 36 месяцев. ИП на УСН может выбрать любую модель — это не запрещено законом. Обычно предприниматели покупают чип на 36 месяцев, чтобы сэкономить.

ФН на 15 месяцев стоит около 10 000 ₽, в пересчёте на месяц использования — 10 000 ₽ / 15 месяцев = 667 ₽ в месяц.

ФН на 36 месяцев стоит от 15 000 ₽, в пересчёте на месяц использования — 15 000 ₽ / 36 месяцев = 417 ₽ в месяц.

Если вы только начинаете бизнес, есть смысл купить ФН на 15 месяцев. Иногда новичок покупает фискальник на 36 месяцев, а через полгода закрывает бизнес. У накопителя ещё остается большой ресурс, но продать его не получится: при регистрации в налоговой чип привязывают к конкретному предпринимателю.

Фискальный накопитель фото

Формат фискальных документов (ФФД). Накопители поддерживают разные форматы фискальных документов: 1.05, 1.1 или 1.2. От ФФД зависит, какую информацию касса напечатает в чеке и отправит в контролирующие органы.

Если вы не продаёте маркированные товары, выбирайте любой чип. Те, кто торгует обувью, одеждой, шинами, парфюмерией и другой продукцией с маркировкой, с 1 февраля 2022 года должны использовать только накопитель ФФД 1.2. Он дополнительно проверяет достоверность маркировочного кода и передаёт данные в систему маркировки «Честный ЗНАК».

Фискальные накопители совместимы со всеми типами онлайн-касс, поэтому выбрать ФН легко. А вот подобрать кассу — задача посложнее, потому что не все кассы подходят к разным видам деятельности ИП, поэтому при выборе важно учитывать потребности бизнеса. Дальше расскажу, какие параметры бизнеса стоит учесть перед покупкой онлайн-кассы.

Онлайн- или офлайн-бизнес

Если вы продаёте товары или услуги онлайн, всё просто. Вам нужна облачная касса — сервис, который позволяет продавать товары или услуги через сайт или мобильное приложение. Она предназначена для интернет-магазинов, онлайн-школ, сервисов доставки еды и других удалённых бизнесов.

Предприниматель получает удалённый доступ к сервису, подключает его к своему сайту и проводит платежи онлайн, а облачная касса отправляет клиентам электронные чеки на почту или по смс.

Кассовое программное обеспечение и фискальные накопители находятся на серверах в защищённом дата-центре компании, которая предоставляет услугу. Стоимость — от 1 200 ₽ в месяц, включая оплату ОФД.

У офлайн-бизнеса выбор больше: для него есть автономные кассы, смарт-терминалы и фискальные регистраторы.

Автономная касса. Это самые компактные и лёгкие устройства с небольшим дисплеем и кнопками. Новые аппараты стоят от 5 000 ₽.

Автономная касса — хороший вариант для бизнеса с узкой линейкой продуктов и небольшим потоком покупателей: автомойки, парикмахерской, маленького магазина. А вот работать с большим количеством товара будет сложно: с помощью кнопок неудобно набирать наименования товаров и услуг. Зато устройства помещаются в кармане, их удобно возить с собой, поэтому они подходят для ИП, которые занимаются доставкой товаров или пассажирскими перевозками.

Смарт-терминал. Это усовершенствованная модель автономной кассы с сенсорным дисплеем. Работает как планшетный компьютер, объединяет в себе возможности онлайн-кассы и системы товарного учёта. Благодаря этому можно сформировать чек и узнать, сколько товара осталось на складе, проанализировать продажи, посмотреть отчёты по среднему чеку, выручке и другим показателям. Стоимость терминала — от 20 000 ₽.

смарт терминал фото

Рекомендую смарт-терминалы малому и среднему бизнесу, которому нужно комплексное решение для услуг или торговли, включающее печать чеков и систему учёта товаров. При необходимости можно интегрировать дополнительное ПО за отдельную плату. Например, если подключить систему лояльности, то касса сможет считывать код с бонусных карт покупателей и сама рассчитывать скидку.

Фискальный регистратор. Это принтер чеков со слотом, в который вставляют фискальный накопитель. Регистратор нельзя использовать как самостоятельное устройство, его подключают к компьютеру, ноутбуку или кассовому планшету. Этот комплект называют POS-системой. Фискальный регистратор стоит от 7 000 ₽, но вся POS-система обходится недёшево — от 50 000 ₽.

Фискальные регистраторы удобны для фирм с большим ассортиментом, например продуктовых, книжных, мебельных магазинов. Благодаря регистратору удобно выбирать наименование товара или услуги на компьютере, можно интегрировать кассу с бухгалтерской программой, например 1С. В этом случае вы не будете тратить время на двойную работу, когда сотрудник сначала вбивает данные в кассу, а потом ту же самую информацию вносит в 1С.

фискальный регистратор фото

Если у магазина два канала продаж, офлайн и онлайн, необязательно использовать две кассы: стационарную в магазине и облачную для торговли в интернете. Можно купить онлайн-кассу со встроенной кассовой программой, которая поддерживает интеграцию с интернет-магазином и умеет формировать как печатные, так и электронные чеки. Это может быть смарт-терминал или POS-система. Чтобы интегрировать устройство с интернет-магазином, нужно обратиться к техническому специалисту.

Количество клиентов

Люди не любят долго ждать, а слишком медленная касса будет собирать очереди. Поэтому чем больше у вас покупателей, тем выше должна быть скорость, с которой онлайн-касса печатает чеки.

Разовые клиенты. Предпринимателям, которые торгуют с юрлицами по безналу, касса не нужна. Но если такому ИП вдруг поступит заказ от физлица, по закону ему придётся пробить чек и отправить информацию о продаже в налоговую. Чтобы не покупать онлайн-кассу ради нескольких платежей, можно арендовать её у банка или принять оплату через платёжного агента.

У банка можно арендовать онлайн-кассу бесплатно. Для этого нужно найти банк, который предоставит оборудование в аренду за 0 ₽ в месяц, если вы откроете в нём расчётный счёт. Вы получите недорогую модель, которой хватит для проведения редких транзакций, и сэкономите на покупке кассы. Останется купить фискальный накопитель и заплатить за услуги оператора фискальных данных.

Платёжным агентом может быть платёжный агрегатор, например Робокасса или RBK.money. Но я рекомендую заключить договор с Почтой России: у неё самые низкие тарифы на перевод денег — 1,8%, тогда как у Робокассы — от 3,9%. Чтобы оплатить товар через Почту России, покупателю нужно прийти в любое отделение и сказать, что он хочет воспользоваться услугами почты как платёжного агента, предъявить договор и счёт на товар. Сотрудник почты примет оплату, выдаст покупателю чек и переведёт фирме деньги с учётом комиссии.

До 50 клиентов в день. Если клиенты не идут сплошным потоком и нет очередей, можно купить недорогую кассу с низкой скоростью печати 30–50 мм в секунду. Например, клиент парикмахерской точно дождётся чека, пока приводит себя в порядок и одевается.

От 50 клиентов в день. Чем больше клиентов, тем выше должна быть скорость печати чека, чтобы не возникало очередей. В торговых точках с большой проходимостью нужна касса, которая печатает со скоростью 100–150 мм в секунду и выше. Если аппарат оснащён автоотрезчиком, то кассир будет ещё быстрее обслуживать покупателей: не придётся отрывать чек вручную.

Подключение к сети

Оборудование для офлайн-бизнеса отличается по уровню мобильности и виду подключения к интернету. Выбирайте онлайн-кассу исходя из того, где вы будете выдавать чеки.

Если вы работаете на стационарной точке со стабильным интернетом, подойдёт онлайн-касса, которая работает от розетки и подключается к интернету по Wi-Fi или проводу. Хорошо, если касса может работать от сети и аккумулятора — от 30 минут до 3 часов. Даже если отключат свет, вы и дальше сможете принимать платежи от покупателей.

Если вы работаете на выезде, вам нужна касса, которая работает от аккумулятора. Она пригодится всем, кто:

— принимает оплату по факту доставки;

— оказывает услуги на дому у клиента, например ремонтирует бытовую технику или делает уборку;

— возит пассажиров на такси или автобусе;

— торгует в местах, где нет доступа к электричеству: на рынках, уличных ярмарках, в автолавке.

Обратите внимание на ёмкость аккумулятора. Для полноценной рабочей смены мобильная касса должна работать без подзарядки 8–14 часов.

Облачные кассы тоже можно использовать для выездной деятельности, но из-за высокой стоимости обслуживания это нерентабельно. Сравним затраты за три года использования смарт-терминала, автономной и облачной кассы.

— Стоимость смарт-терминала — 25 000 ₽. Цена услуг ОФД — 2 000 ₽ в год, то есть 6 000 ₽ за три года. Всего затрат 25 000 + 6 000 = 31 000 ₽.

— Автономная касса обойдётся ещё дешевле, ведь можно взять её бесплатно у банка при открытии счёта или купить подержанную за 2 500 ₽.

— Стоимость облачной кассы с услугами ОФД — минимум 1 200 ₽ в месяц. За три года это 1 200 × 36 месяцев = 43 200 ₽.

Если вы работаете там, где нет проводного интернета или Wi-Fi, выбирайте устройства, которые оснащены встроенным модемом для доступа в интернет по сим-карте мобильного оператора.

Если бывают перебои с интернетом, нужна касса, которая поддерживает офлайн-режим. При отсутствии сети такой аппарат напечатает чек, сохранит сведения об операции в своей памяти и передаст их ОФД, когда появится связь.

Дополнительные функции

У каждого бизнеса свои потребности: в магазине обуви нужно считывать маркировку, в мебельной мастерской — искать позиции среди сотен наименований деталей и фурнитуры, в фермерском магазине — взвешивать мясо, овощи и фрукты.

Какие функции кассовой программы могут пригодиться ИП:

Не переплачивайте за ненужные функции. Например, ИП на УСН не имеет права продавать крепкий алкоголь, значит, функция передачи данных в единую систему учёта алкогольной продукции ЕГАИС вам не нужна.

Если у вас уже есть какое-то оборудование — весы или эквайринговый терминал, — уточните у продавца онлайн-кассы, совместима ли она с ними. Иначе не получится корректно печатать чеки, а за ошибки в чеках ИП грозит штраф до 10 000 ₽.

Примеры выбора онлайн-кассы для разных видов бизнеса

На нескольких примерах разберём, как ИП выбрать онлайн-кассу с учётом особенностей конкретного бизнеса.

Кофейня, фуд-трак, хлебный киоск. В ассортименте — до 20 наименований. Точка находится на оживлённой улице, иногда образуются очереди.

Для стационарной точки подойдёт смарт-терминал с подключением к электросети и проводным интернетом. Скорость печати чеков — не менее 70 мм в секунду. Нужно, чтобы аппарат был оснащён разъёмами для подключения терминала эквайринга и денежного ящика, в который продавец будет складывать наличные.

Экскурсионный автобус или прогулочный катер. Есть два вида билетов — для взрослых и детей. Кассир принимает оплату при входе в транспорт.

Оптимальное решение — компактная автономная касса со встроенным эквайрингом. Вбивать нужно всего две позиции, поэтому можно обойтись кнопками. Скорость печати может быть минимальной, кассир успеет обилетить всех. Здесь важнее обратить внимание на ёмкость аккумулятора. Время непрерывной работы без подзарядки должно быть не меньше 10–12 часов. Для доступа к интернету кассе нужен встроенный модем.

Магазин постельного белья, одежды, посуды, книг или игрушек. В день продавец обслуживает около 100 покупателей. Ассортимент широкий, более 200 наименований. Есть интернет-магазин с той же линейкой товаров.

Рекомендую использовать смарт-терминал или POS-систему с функцией облачной кассы. В офлайн-магазине он будет выбивать бумажные чеки, а покупателям интернет-магазина — высылать электронные чеки. Для продажи потребительских товаров кассовая программа должна уметь работать с маркировкой. К онлайн-кассе нужно будет подключить сканер для работы со штрихкодами, эквайринговый терминал и денежный ящик. Под них нужны соответствующие разъёмы.

Чек-лист по выбору онлайн-кассы для ИП на УСН

Вот как купить онлайн-кассу, чтобы закрыть все задачи бизнеса и не переплатить за лишние функции.

  1. Продумать, как вы будете продавать товары и услуги: онлайн или офлайн. Для онлайн-продаж подойдёт облачная касса. Для офлайн-продаж — автономная касса, смарт-терминал или фискальный регистратор, подключённый к ПК. Если вы продаёте и офлайн, и через интернет, арендуйте или купите одну многофункциональную онлайн-кассу, чтобы не тратиться на два устройства.
  2. Оценить поток клиентов. Чем меньше проходимость точки, тем ниже может быть скорость печати чеков. А разовые платежи можно и вовсе проводить без онлайн-кассы через платёжных агентов, например заключить договор с Почтой России.
  3. Выбрать модель с подходящим уровнем мобильности. В стационарной точке установите онлайн-кассу с питанием от электросети и встроенным аккумулятором небольшой ёмкости — он поможет продержаться пару часов, если свет отключат. Для выездной торговли понадобится полностью автономная касса с мобильным интернетом и аккумулятором, которого хватит больше чем на 8 часов.
  4. Проверить функциональность. При выборе онлайн-кассы уточните, есть ли у неё нужные вам функции: умеет ли она считывать код маркировки, какое торговое оборудование к ней можно подключить и с какими системами автоматизации её можно интегрировать.

Источник: https://avito.ru